Circolare n. 11 del 28 agosto 2000 

L'art. 50, comma 8 del d.p.r. 917/86 precisa che non costituiscono compenso per gli amministratori i rimborsi di spese documentate per viaggio, compresi i rimborsi chilometrici, vitto e alloggio relative a prestazioni eseguite fuori dal Comune di residenza.

In base all'art. 62, comma 1° ter, d.p.r. 917/86 nel caso in cui l'amministratore sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza relativo ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 cavalli fiscali se con motore diesel, con riferimento alle tariffe ACI. I rimborsi chilometrici che superano quanto definito dalle tariffe in oggetto costituiscono reddito assoggettabile a ritenuta d'acconto Irpef e contributo previdenziale dalla società erogatrice e reddito imponibile in capo all'amministratore.

I rimborsi per spese di vitto e alloggio - fuori dal Comune di residenza - devono essere richiesti previa documentazione analitica delle spese. I rimborsi riguardano unicamente l'amministratore e non suoi eventuali ospiti (clienti, fornitori, etc.).

L'amministratore avrà il compito di redigere una nota spese riepilogativa, allegando i documenti giustificativi le spese sostenute.

Pertanto, ipotizziamo un amministratore con domicilio fiscale a Brescia e sede lavorativa Verona, che utilizzi la propria autovettura per recarsi al lavoro; egli dovrà redigere la seguente nota spese (mensile o settimanale):

Io sottoscritto ……………………… in qualità di Amministratore Unico di …………………… dichiaro sotto la mia responsabilità, di avere svolto con auto di mia proprietà le seguenti trasferte:

Altre spese documentate:

1.- vitto: £ …………

2.- alloggio: £ ……………..

Si allegano i documenti di spesa.

Si autorizza l'utilizzo del mezzo proprio e il rimborso delle spese di trasferta (delibera dell'Assemblea del ………)

Per determinare il costo chilometrico l'amministratore - sulla base delle tariffe ACI - dovrà identificare il chilometraggio presumibile annuo (il costo del singolo Km varia in maniera indirettamente proporzionale al chilometraggio annuo), sommando i chilometri percorsi per ragioni lavorative con quelli percorsi per ragioni private e provvedere a fine annuo all'eventuale conguaglio.